Decreto Ley No. 3/2020.- Del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba

GOC-2020-513-O55

JUAN ESTEBAN LAZO HERNÁNDEZ, Presidente de la Asamblea Nacional del Poder

Popular.

HAGO SABER: Que el Consejo de Estado ha considerado lo siguiente: POR CUANTO: La Constitución de la República de Cuba, en sus artículos 53, 90 (inciso k) y 97, dispone que todas las personas tienen el derecho a solicitar y recibir del Estado información veraz, objetiva y oportuna y a acceder a la que se genere en los órganos del Estado y entidades, conforme a las regulaciones establecidas; norma además entre los deberes de los ciudadanos los de proteger el patrimonio cultural e histórico del país y reconocer el derecho de toda persona de acceder a sus datos personales en registros, archivos u otras bases de datos e información de carácter público y a interesar su no divulgación y obtener su debida corrección, rectificación, modificación, actualización o cancelación.

POR CUANTO: El Decreto-Ley 265 “Del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba”, de 10 de abril de 2009, ratifica al Sistema Nacional de Archivo como el mecanismo de integración de los archivos del país conformado por el Archivo Nacional de la República de Cuba, los restantes archivos históricos, los sistemas institucionales de gestión documental y archivos; así como los particulares y personales, cuyos titulares lo decidan.

POR CUANTO: El desarrollo de la gestión documental y archivística contemporánea, obliga a modernizar el Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos en cuanto a la protección, acceso, procesamiento, registro, control, tramitación y gestión, y a conformar un sistema en el que se integre la gestión documental generada por personas naturales o jurídicas estatales y no estatales, por lo que resulta conveniente derogar el citado Decreto- Ley 265, de 10 de enero de 2009.

POR TANTO: El Consejo de Estado, en el ejercicio de las atribuciones que le están conferidas por el artículo 122, inciso c) de la Constitución de la República de Cuba, ha adoptado el siguiente:

DECRETO-LEY No. 3

DEL SISTEMA NACIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS DE LA REPÚBLICA DE CUBA

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALESArtículos 1.1 a 82

Artículo 1.1

El presente Decreto-Ley, define el Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba y establece las normas y principios que rigen este, sus órganos de dirección, coordinación y asesoría; sus integrantes; las fuentes de completamiento; las regulaciones sobre las aplicaciones informáticas y la administración de documentos electrónicos; el acceso y consulta de los documentos de archivo; el Fondo Estatal de Archivos de la República de Cuba, así como la responsabilidad por daños al Patrimonio Documental de la Nación Cubana.

2. El Decreto-Ley además establece las regulaciones que posibilitan perfeccionar la gestión documental y archivos, para contar con la información veraz, objetiva y oportuna en la toma de decisiones y la rendición de cuenta por los jefes de las entidades a las instancias superiores, así como garantizar la protección de la Memoria Histórica y del Patrimonio Documental de la Nación Cubana.

Artículo 2

Este Decreto-Ley es de aplicación a los archivos históricos; a los de los sistemas institucionales que incluyen los archivos centrales y sus secciones; los de gestión u oficina correspondientes a los órganos, organismos de la Administración Central del Estado, entidades nacionales, organizaciones políticas, de masas y sociales, formas asociativas e instituciones, en lo adelante las entidades; y los personales y particulares, así como a las formas de gestión no estatal.

Artículo 3La gestión documental garantiza el control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso, disposición y preservación de documentos de archivos, incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de las entidades.

Artículo 4Se entiende por gestión documental al conjunto de principios, métodos y procedimientos que tienden a la planificación, manejo y organización de los documentos que se generan y reciben por las entidades, así como las formas de gestión no estatal, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Artículo 5El archivo es la institución o una parte estructural de ella, que realiza la recepción, organización y conservación de los documentos para su utilización.

CAPÍTULO IIArtículos 6 a 12

DEL SISTEMA NACIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS

Artículo 6

El Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba, en lo adelante el Sistema Nacional, es el mecanismo de integración y promoción de la cultura de la gestión documental y archivos, que tiene como finalidad lograr el desarrollo armónico de las instituciones que lo conforman, para una mayor eficacia en su gestión y en la preservación del Patrimonio Documental de la Nación Cubana, a partir de la aplicación de principios, normas y métodos comunes.

Artículo 7.1El Sistema Nacional es el marco en el que se definen, planifican, implantan, desarrollan y evalúan los principios metodológicos, técnicas y herramientas archivísticas que sirven de base a la definición de políticas y normas que rigen la gestión y el tratamiento documental de las entidades.

2. El Sistema Nacional funciona sobre la base de la centralización normativa y metodológica y la descentralización operativa y responde a las estructuras de las entidades.

Artículo 8.1El Sistema Nacional está integrado por el Archivo Nacional de la República de Cuba, en lo adelante Archivo Nacional, los archivos históricos provinciales y municipales, demás archivos históricos; los sistemas institucionales que comprenden sus archivos centrales, sus secciones, los de gestión u oficina, los especiales y los especializados; así como los personales y particulares .

2. Las funciones específicas de los integrantes del Sistema Nacional se establecen en el Reglamento de este Decreto-Ley.

Artículo 9.1

El Patrimonio Documental de la Nación Cubana es el conjunto de documentos generados o reunidos por las personas naturales y jurídicas estatales y no estatales, en el ejercicio de la actividad y función que desempeñan, que por su valor económico, político, social, científico técnico, legal, cultural, histórico o para la defensa, requieren ser conservados de forma permanente; incluye el Patrimonio Bibliográfico de la Nación Cubana.

2. El documento de archivo es el medio en el que se registra o se trasmite información en soportes como papel, digital, fotográfico, fílmico, audiovisual, radiofónico y fonográfico, refleja además el testimonio material realizado por una persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones o su actividad intelectual, proporciona evidencia de actos y transacciones administrativas y por su valor debe ser objeto de conservación, excepto las publicaciones periódicas y bibliográficas.

3. El documento de valor histórico o permanente es el que, por su significado o su importancia para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las actividades científicas, tecnológicas, jurídicas, económicas, políticas, sociales y culturales, así como por sus rasgos externos, se convierte en parte del Patrimonio Documental de la Nación Cubana.

Artículo 10

Los jefes de las entidades tienen la obligación de velar por la integridad y seguridad de los fondos y colecciones documentales bajo su custodia, así como por la fidelidad, veracidad y objetividad de los testimonios que se ofrezcan y garantizar el derecho de las personas a solicitar y recibir información contenida en documentos de archivo, datos personales en registros u otras bases de datos de información de carácter público.

Artículo 11El Jefe del Archivo decide acerca de la restricción o limitación del acceso a documentos por su estado de conservación y hace cumplir lo que en materia de acceso establece la persona natural o jurídica generadora de la documentación.

Artículo 12Los cuadros y funcionarios del Estado y del Gobierno están obligados a garantizar el traspaso de la documentación resultante del ejercicio de sus atribuciones y obligaciones, como parte del proceso de entrega y recepción del cargo.

CAPÍTULO IIIArtículos 13 a 26

DE LOS ÓRGANOS DE DIRECCIÓN, COORDINACIÓN Y ASESORES

SECCIÓN PRIMERAArtículo 13

Del Órgano de Dirección

Artículo 13El Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, es el órgano rector estatal del Sistema Nacional, regula metodológicamente y controla esta actividad en el país, a través de su Dirección de Gestión Documental y Archivos.

SECCIÓN SEGUNDAArtículos 14 a 18

De los Órganos de Coordinación

Artículo 14La Comisión Nacional de Memoria Histórica y las comisiones provinciales y municipales de Memoria Histórica, constituyen órganos de coordinación.

Artículo 15

La Comisión Nacional de Memoria Histórica constituye el órgano de coordinación del Sistema Nacional que preside el Ministro de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente y tiene la misión de promover la conservación y difusión del Patrimonio Documental de la Nación Cubana, a través del establecimiento de un Programa Priorizado Nacional para la Memoria Histórica, que se aprueba por el Consejo de Ministros para mitigar los daños y asegurar la perdurabilidad de los acervos documentales que forman parte de la memoria histórica cubana, y con este fin cumple las funciones siguientes:

1. Favorecer el intercambio de experiencias y la rendición de cuenta de su gestión;

2. ...