Decreto No.7/2020- Reglamento del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba

GOC-2020-514-O55

MANUEL MARRERO CRUZ, Primer Ministro de la República de Cuba,

HAGO SABER: Que el Consejo de Ministros ha considerado lo siguiente:

POR CUANTO: El Decreto-Ley 3 “Del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba”, de 20 de febrero de 2020, en su Disposición Final Tercera faculta al Ministro de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, para someter a la aprobación del Consejo de Ministros su Reglamento.

POR CUANTO: La Resolución 3, del Ministro de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, del 20 de enero de 2003, crea el Registro del Fondo Estatal de Archivos y aprueba su Reglamento, por lo que resulta necesario derogar esta disposición normativa a partir de la entrada en vigor del presente Reglamento.

POR TANTO: El Consejo de Ministros, en el ejercicio de las atribuciones que le han sido conferidas en el artículo 137, incisos ñ) y o) de la Constitución de la República de Cuba, decreta lo siguiente:

DECRETO 7

REGLAMENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS DE LA REPÚBLICA DE CUBA

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES Artículos 1 a 113

Artículo 1

El presente Reglamento tiene como objeto establecer el funcionamiento del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba, en lo adelante, Sistema Nacional; sus órganos de dirección, coordinación y asesoría, sus integrantes; la depuración y transferencia documental, el Registro Nacional del Fondo Estatal de Archivos de la República de Cuba, en lo sucesivo el Registro; la entrada y salida de los documentos en los archivos, el acceso a instalaciones y documentos de archivo, la conservación de los documentos, la superación y capacitación del personal que labora en los archivos, la seguridad y la salud en el trabajo, la responsabilidad por daños al patrimonio documental; las autoridades facultadas para aplicar medidas por esos daños y las reclamaciones que de la aplicación de este se susciten.

Artículo 2

Este Reglamento es de aplicación a los archivos históricos; los de los sistemas institucionales que incluyen los archivos centrales y sus secciones, los de gestión u oficina correspondientes a los sujetos regulados en el artículo 2 del Decreto-Ley 3 “Del Sistema Nacional de Gestión Documental y archivos de la República de Cuba”, del 20 de febrero de 2020, en lo adelante el Decreto-Ley, y los personales y particulares.

Artículo 3 Los archivos son un sistema que, integrado al control interno y al Sistema de Información de Gobierno, entre otros sistemas, contribuyen a:

1. Garantizar la trazabilidad, transparencia y rendición de cuenta de los jefes a las instancias superiores;

2. salvaguardar los intereses de los ciudadanos y el Estado al constituirse como garantes de determinados derechos y obligaciones; y

3. servir de fuente obligada de consulta para aquellos investigadores que estudian la historia del país.

Artículo 4 El personal que trabaja en el Sistema Nacional desempeña su labor con apego a las normas y principios que rigen la Gestión Documental y Archivos; confiabilidad, discreción y compromiso profesional, en correspondencia con los principios éticos reconocidos para esta profesión.

CAPÍTULO II Artículos 5 a 19

DE LOS ÓRGANOS DE DIRECCIÓN, COORDINACIÓN Y ASESORÍA

SECCIÓN PRIMERA Artículo 5

Del Órgano de Dirección

Artículo 5 La Dirección de Gestión Documental y Archivos del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, a los efectos del cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto-Ley y el presente Reglamento, tiene las funciones siguientes:

1. Proponer, dirigir, evaluar y controlar la política en materia de Gestión Documental y Archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social, y los postulados de la Constitución de la República de Cuba;

2. coordinar y controlar la organización y funcionamiento del Sistema Nacional;

3. proponer las disposiciones normativas que coadyuven al cumplimiento de los Lineamientos Generales, para la conservación y digitalización de las fuentes documentales de la República de Cuba y otros documentos rectores;

4. determinar sobre las especificaciones técnicas para la construcción o adecuación de los inmuebles donde se ubican los archivos;

5. realizar controles y aplicar las medidas correspondientes;

6. controlar la organización y el funcionamiento del Fondo Estatal de Archivos de la República de Cuba, en lo adelante, Fondo Estatal de Archivos, y su Registro;

7. promover el apoyo a los archivos personales y particulares que revistan especial importancia cultural o histórica, mediante la capacitación y asesoría en la incorporación de tecnologías de la información archivística y el establecimiento de programas de conservación del Patrimonio Documental de la Nación Cubana, en lo adelante Patrimonio Documental;

8. proponer y controlar indicadores y evaluar los procedimientos para la Gestión Documental y Archivos a nivel nacional;

9. proponer políticas en materia de valoración documental, la seguridad de datos y la difusión de los documentos de archivo, en correspondencia con lo que establezca la norma de acceso y transparencia;

10. ejecutar lo concerniente a la actividad de la Comisión Nacional de Valoración Documental;

11. proponer las disposiciones normativas necesarias para el tratamiento y conservación de documentos en todo tipo de soporte;

12. proponer, asesorar y aprobar, según corresponda, la introducción de nuevas técnicas gerenciales en los archivos del país y controlar su implementación;

13. controlar la implementación de normas, procedimientos y sistemas de metadatos estandarizados, que regulen la gestión documental y archivística a nivel nacional;

    1764 GACETA OFICIAL 31 de julio de 2020

14. controlar que los sistemas informatizados dispongan de los requisitos técnicos para cumplir con las funcionalidades de la gestión documental y archivos;

    ñ) controlar el cumplimiento de las Directivas Económicas para la Gestión Documental y Archivos, que garantizan los recursos financieros para la sostenibilidad de la Memoria Histórica de la Nación Cubana;

15. asesorar y controlar los planes y programas de investigación en materia de conservación preventiva, en correspondencia con las necesidades del país;

16. proponer la ejecución de programas para la formación y desarrollo de los recursos humanos del Sistema Nacional;

17. coordinar con los ministerios de Educación y de Educación Superior la formación de técnicos y especialistas en archivística;

18. participar, de conjunto con la Dirección de Colaboración Internacional del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, en la elaboración de las políticas y planes de acción de colaboración internacional en materia de Gestión Documental y Archivos;

19. representar al Sistema Nacional y a la Red de Archivos Históricos ante los organismos internacionales, mecanismos de colaboración intergubernamentales y organizaciones profesionales afines a su actividad, así como ante los órganos superiores de dirección de sistemas nacionales de archivo de otros países, a través de las relaciones de intercambio y colaboración con estos;

20. orientar y controlar la función estatal de gestión documental y archivos en las delegaciones territoriales del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente; y

21. recepcionar, integrar y evaluar anualmente la información estadística de los principales indicadores de desempeño de la gestión documental y archivos del país.

SECCIÓN SEGUNDA Artículos 6.1 a 12.1

De los Órganos de Coordinación

Artículo 6.1 La Comisión Nacional de Memoria Histórica coordina el funcionamiento del Sistema Nacional a través de las actividades y reuniones periódicas, que se convocan por el Ministro de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente.

2. La Comisión Nacional de Memoria Histórica en estas reuniones evalúa las deficiencias y los resultados obtenidos en la consolidación del Sistema Nacional y establece las proyecciones de trabajo.

Artículo 7 La Dirección de Gestión Documental y Archivos del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, en su condición de Secretaría de la Comisión Nacional de Memoria Histórica, tiene las funciones siguientes:

1. Proponer los temas a tratar en la Comisión Nacional de Memoria Histórica, en los que se incluye la rendición de cuenta de los jefes y responsables de los sistemas institucionales de gestión documental y archivos, en lo adelante sistemas institucionales, los archivos históricos provinciales, los de los gobiernos provinciales y administraciones municipales y las entidades patrimoniales;

2. circular el orden del día y los documentos objeto de la reunión con 10 días de antelación;

3. dar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos derivados de los temas abordados y proponer su chequeo en las reuniones de la Comisión Nacional de Memoria Histórica; y

4. cualquier otra que se asigne por la Comisión Nacional de Memoria Histórica.

Artículo 8 A las reuniones de la Comisión Nacional de Memoria Histórica asisten como invitados otros integrantes del Sistema Nacional, en correspondencia con los temas a tratar.

Artículo 9 La Comisión Nacional de Memoria Histórica cuenta con la asesoría de grupos de expertos, responsables de la elaboración de los manuales de procedimientos que correspondan a su ámbito de actuación, según los soportes documentales, que se coordinan por:

1. La Biblioteca Nacional “José Martí”, para documentos bibliográficos;

2. el Archivo Nacional de la...