Resolución No. 268/2018.- Aprueba el Procedimiento de Control Interno No. 4 “Elementos de control interno en los subsistemas contables” (PCI No. 4), el que se integra a la Sección de Procedimientos del Manual de Normas de Control Interno

POR CUANTO: El Acuerdo No. 8301, de 26 de enero de 2018, del Consejo de Ministros, en su Apartado Primero, numeral 8, establece entre las funciones específicas de este Organismo la política de contabilidad y de costos para todos los sectores de la economía y el sistema de contabilidad gubernamental; así como dirigir y controlar su ejecución.

POR CUANTO: La Resolución No. 235, de 30 de septiembre de 2005, emitida por quien suscribe, pone en vigor las Normas Cubanas de Información Financiera como base para el registro de los hechos económicos.

POR CUANTO: Se hace necesario establecer el procedimiento de control interno asociado a cada subsistema de la contabilidad.

POR TANTO: En el ejercicio de la atribución que me está conferida en el artículo 100, inciso a), de la Constitución de la República de Cuba,

Resuelvo:

PRIMERO: Aprobar el Procedimiento de Control Interno No. 4 “Elementos de control interno en los subsistemas contables” (PCI No. 4), el que se integra a la Sección de Procedimientos del Manual de Normas de Control Interno y se adjunta a la presente Resolución como Anexo Único, formando parte integrante de la misma.

SEGUNDO: Las entidades diseñan sus propios procedimientos de Control Interno, en correspondencia con lo que por la presente se dispone.

TERCERO: Los ministerios de las Fuerzas Armadas Revolucionarias y del Interior, adecuan a sus particularidades el cumplimiento de lo que por la presente Resolución se establece.

CUARTO: La presente Resolución entra en vigor a partir de su publicación en la Gaceta Oficial de la República de Cuba.

PUBLÍQUESE en la Gaceta Oficial de la República de Cuba.

ARCHÍVESE el original en la Dirección Jurídica de este Organismo.

Dada en La Habana, a los 28 días de agosto de 2018.

Lina O. Pedraza Rodríguez

Ministra de Finanzas y Precios

ANEXO ÚNICO

PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO No. 4

ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO EN LOS SUBSISTEMAS CONTABLES

(PCI No. 4)

ÍNDICE Párrafos

1. OBJETIVOS 1-2

2. ALCANCE 3

3. DEFINICIONES GENERALES 4-11

4. ELEMETOS DE CONTROL INTERNO PARA

   CADA SUBSISTEMA 12-113

   • EFECTIVO EN CAJA Y BANCO 12-40

   • CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR 41-52

   • INVENTARIOS 53-72

   • ACTIVOS FIJOS TANGIBLES E INTANGIBLES 73-84

   • CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR 85-94

   • NÓMINAS 95-106

   • CONTABILIDAD GENERAL 107-113

1. OBJETIVOS:

   1. Garantizar que las operaciones que se registran en la Contabilidad se establezcan sobre:

      1. Documentos primarios confiables, confeccionados sin borrones, tachaduras o enmiendas, debidamente formalizados, autorizados y aprobados, conforme a lo regulado en las Normas Cubanas de Información Financiera y diseñados de forma integral, flexible y razonable.

      2. El grado de actualización de la Contabilidad, desde el registro primario hasta la confección de los Estados Financieros.

      3. Correcta utilización de las cuentas contables, de acuerdo con su uso y contenido.

      4. El grado de adaptación a las Normas Cubanas de Información Financiera, de los Sistemas Contables soportados sobre las Tecnologías de la Información.

   2. Definir los elementos generales de control interno que deben cumplir las entidades en los diferentes subsistemas contables, en correspondencia con lo dispuesto en las Normas del Sistema de Control Interno establecidas mediante la Resolución No. 60 de 1ro. de marzo de 2011, de la Contraloría General de la República, de manera que contribuyan a que los hechos económicos se registren oportunamente.

2. ALCANCE

   3. Es de aplicación a todas las entidades económicas de la actividad presupuestada y no presupuestada, incluyendo las cooperativas agropecuarias y las no agropecuarias, radicadas en el territorio nacional, en lo adelante, las entidades.

3. DEFINICIONES GENERALES Las entidades deben:

   4. Elaborar el Manual o Reglamento de Control Interno, de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 54, de 24 de marzo de 2005 de este organismo, considerando las normativas fundamentales relativas a la Contabilidad (Plan de Cuentas a aplicar, uso y contenido de las cuentas y análisis específicos, tratamientos contables específicos, modelos a emplear como documentos primarios para cada subsistema, etc.).

   5. Diseñar el formato de los modelos a emplear como documentos primarios, respetando los datos de uso obligatorio establecidos para cada subsistema.

   6. Tener acceso a las Normas Cubanas de Información Financiera actualizadas.

   7. Identificar los procesos y sus responsables, a partir de definir por escrito las funciones de cada puesto de trabajo, para dar cumplimiento a los objetivos trazados para las diferentes actividades, garantizando que exista contrapartida entre ellas.

   8. Identificar los riesgos que se asumen, al no depositar diariamente el efectivo recaudado, y tomar las medidas que correspondan para evitar el robo o sustracción del efectivo.

   9. Aplicar sistemas de contabilidad soportados sobre las Tecnologías de la Información actualizados, que respondan a la política de informatización de la sociedad, que cumplan con las normas de seguridad informática, autorizando mediante contraseña de uso particular, al personal autorizado a operar cada módulo y con los principios de control interno establecidos, que estén debidamente certificados según disposiciones vigentes y además, que exporten al sistema SIGELITE de la Oficina Nacional de Estadística e Información, con vistas a evitar errores en la información del Gobierno.

   10. Garantizar que el área de contabilidad no tenga acceso a las bases de datos de los sistemas automatizados de contabilidad y definir los niveles de acceso a las mismas, con vistas a evitar la manipulación de la información.

   11. Imprimir al cierre de cada período contable, el Balance de Comprobación de Saldos, a nivel de cuentas y subcuentas, el que debe firmarse por la persona responsable de la contabilidad en la entidad; así como, las proformas de los Estados Financieros que correspondan, de acuerdo a lo establecido.

4. ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO PARA CADA SUBSISTEMA

   • EFECTIVO EN CAJA Y BANCO

   12. Tener en la caja, la autorización escrita del Jefe máximo de la entidad, respaldando la tenencia de las cuantías existentes de cada uno de los fondos.

   13. Tener las funciones de la caja por escrito en poder del cajero y se delimiten de tal manera que el cajero no tenga acceso a los libros y registros oficiales de contabilidad. 14. Habilitar los registros manuales o automatizados, según corresponda y las cuentas y subcuentas relacionadas con el control de los medios monetarios y operarlos correctamente, de acuerdo con sus usos y contenidos económicos.

   15. Efectuar diariamente las anotaciones en los registros que se tengan establecidos, para el control de las operaciones de Cobros y Pagos en efectivo.

   16. Establecer las medidas de seguridad para la custodia y manejo del efectivo y de los documentos de valor; así como, conservar una copia de la combinación de la caja, o de la llave de la caja, en sobre sellado y lacrado, en poder del director de la entidad, o en la Oficina Secreta de la entidad y la misma se cambia cuando se sustituye al cajero.

   17. La tenencia, manipulación y responsabilidad del efectivo y de los documentos de valor, debe recaer en una sola persona y se debe realizar por persona distinta a la que efectúa la aprobación y contabilización de las operaciones de estos recursos.

   18. El cajero debe tener una copia del documento emitido por la dirección de la entidad, que contiene la relación con los nombres, cargos y firmas de las personas autorizadas para aprobar las operaciones de caja. Este documento debe actualizarse periódicamente y cuando ocurra un movimiento de los...